Tien veelgemaakte fouten

In elke seconde extra die je aan de onderhandelingen besteedt, zou iets kunnen gebeuren dat de onderhandelingen negatief beïnvloedt. Dit artikel bespreekt tien fouten die de onderhandelingen kunnen verstoren.

Tien veelgemaakte fouten
Aan het begin van elke cursus vragen we iedere deelnemer om zichzelf te introduceren en het belangrijkste gebied te noemen waarop hij of zij zich wil richten. Aan het einde van de cursus vragen we iedere deelnemer aan welk gebied hij of zij de meeste aandacht zal gaan besteden. We houden goed bij wat er bij het begin en einde van de cursus gezegd wordt. Vooral wat er aan het begin gezegd wordt schrijven we uitgebreid op, want die informatie blijven we de hele cursusdag gebruiken.

In de loop der jaren hebben we deze belangrijke gegevens allemaal bewaard, omdat we deze papieren niet weg wilden gooien. Deze gegevens zijn de goudmijn waarop dit artikel is gebaseerd. Als je wilt leren van de fouten van anderen en dingen wilt ontdekken die eigenlijk helemaal niet fout zijn, is dit hoofdstuk echt iets voor jou.

Beginnen met onderhandelen voordat je daar klaar voor bent

Beginnen met onderhandelen voordat je daar klaar voor bent is misschien wel de grootste fout die je kunt maken. Er is niets dat zó belangrijk is dat je de onderhandelingen moet starten voordat je gereed bent. Het kan moeilijk zijn om deze fout niet te maken als je onder druk wordt gezet door je eigen cliënt, die wel eens wil beginnen. Dat is immers degene die jouw rekeningen betaalt. De klant wil resultaten zien. Het is moeilijk om te zeggen: Nee, ik heb meer tijd nodig voordat we kunnen beginnen met onderhandelen.’

Met wie je ook onderhandelt, begin niet te praten voordat je gereed bent. Als de andere partij je belt, moet je gewoon de waarheid vertellen: je hebt je nog niet goed genoeg voorbereid. Gebruik deze gelegenheid om te informeren naar het standpunt van de andere partij.

Zelfs als de leden van de andere partij geen informatie over hun standpunt willen geven, kun je toch vragen naar achtergronden of de geschiedenis. Mensen die niets willen verklappen over hun standpunt, willen je vaak wel hun versie van de geschiedenis van de gesprekken vertellen. Dat is vooral vaak zo als jij door een ander bent aangewezen als onderhandelaar. Advocaten, agenten en makelaars zijn meestal op de hoogte van de achtergrond van een deal en zijn vaak bereid het daarover te hebben voordat de onderhandelingen beginnen. Als je nog niet klaar bent om te onderhandelen, kun je je tijd uitstekend besteden met luisteren.

Onderhandelen met de verkeerde

Controleer altijd, meteen aan het begin van de onderhandelingen, of je met de juiste persoon te maken hebt. Zelfs als je degene aan de andere kant van de tafel kent, is het verstandig om na te vragen of deze persoon de deal mag sluiten. Een tegenpartij die de deal mag sluiten is altijd de juiste persoon om mee te onderhandelen. Als het gaat om iemand die werkt voor een bepaald bedrijf, zijn er vrijwel altijd personen die een hogere functie binnen het bedrijf bekleden. Dat houdt echter niet altijd in dat je beter zou kunnen onderhandelen met een van deze personen. Het kan zelfs vervelender zijn om te onderhandelen met een manager waarvan de functie één of twee niveaus te hoog is voor de onderhandelingen dan met iemand die een te lage functie binnen de organisatie heeft. Mensen met een topfunctie weten vaak niet genoeg van de details, zodat ze niet goed genoeg om kunnen gaan met alle aspecten van de onderhandelingen.

Je vastpinnen op een standpunt

Wanneer je je vastpint op een bepaald standpunt, sta je erop om tot een bepaalde oplossing te komen, waardoor je niet meer openstaat voor andere suggesties. Je denkt dat jouw oplossing de enige juiste is en dat de overeenkomst anders niet goed zal uitpakken. We noemen dit onderhandelen met een bepaald standpunt. Door je vast te pinnen op een bepaald standpunt, vermink je het onderhandelingsproces. Bovendien sla je een flater. Het is bijna nooit zo dat de oplossing die je bij het begin van de gesprekken op tafel legt de enige mogelijke is.

Je zult je niet meer hoeven vast te pinnen op een bepaald standpunt als je een van onze cursussen hebt gevolgd of dit boek hebt gelezen. Je gaat namelijk onderhandelen met een bepaald standpunt als je je niet goed genoeg hebt voorbereid. Als je problemen hebt op dat gebied, moet je terugbladeren naar hoofdstuk 2, dat gaat over voorbereiding, en hoofdstuk 4, dat gaat over het stellen van grenzen. Een van de stappen die je uitvoert om je grenzen te bepalen, is een lijst maken van de alternatieven die je hebt als de huidige onderhandelingen niet goed aflopen. De volgende stap is bepalen ‘wat er anders gebeurt’. Daarmee bedoelen we dat je bedenkt wat je zult doen als je geen overeenkomst kunt sluiten met de huidige tegenpartij.

Als je deze twee stappen hebt uitgevoerd, zul je je waarschijnlijk niet meer op een bepaald standpunt hoeven vast te pinnen.

Het wordt moeilijker als de andere partij zich op een standpunt vastpint. Als dat gebeurt, heeft deze partij zich niet goed voorbereid en waarschijnlijk geen grenzen gesteld. Je kunt twee dingen doen:

- Help de andere partij op subtiele wijze om zich voor te bereiden of zorg ervoor dat deze partij gaat nadenken over ‘wat er anders gebeurt’.

- Geef de andere partij een exemplaar van dit boek, waarvan je de belangrijkste bladzijden omvouwt.

Natuurlijk raden we je aan om vooral de tweede optie te kiezen. Als je daarvoor echter niet genoeg tijd hebt, leun je achterover in je stoel, rek je je een beetje uit en zeg je iets in de trant van: ‘Ik vraag me af of wij wel dezelfde informatie hebben.’ Begin vervolgens over de achtergronden van de onderhandelingen. Wissel informatie uit. Het gaat erom dat de andere partij op dreef raakt. Daarvoor moet je wel een paar dingen doen:

- je ego even vergeten;
- even niet frontaal in de aanval gaan;
- geen pogingen doen om de ander te overtuigen;
- je opstellen als een onderwijzer -een aardig iemand die informatie geeft over de geschiedenis en achtergrond van de onderhandelingen.

Wanneer je de andere partij wakker hebt geschud, kun je beginnen met het voeren van intelligente onderhandelingen. Misschien krijg je wat je wilt en misschien ook niet, maar je hebt hiermee tenminste de kans vergroot dat er een overeenkomst wordt gesloten waar jullie beiden achter staan. Je hebt nu immers te maken met iemand die luistert -iemand die open staat voor de onderhandelingen.

Je machteloos voelen tijdens een onderhandelingssessie

Als we vertellen dat we het verkeerd vinden als je je bij het onderhandelen machteloos voelt, krijgen we in eerste instantie altijd de wind van voren. We laten de kwestie dan door onze cursisten uitpraten. Er is meestal wel iemand aanwezig die ons standpunt duidelijk kan maken.

Het is verkeerd om je machteloos te voelen bij een onderhandelingssessie, omdat …. ___________ Kun jij de zin afmaken? Is het niet waar dat een machteloos gevoel tijdens een onderhandelingssessie niets te maken heeft met je stemming; niet wordt veroorzaakt door de omstandigheden; niet iets is wat je over je heen moet laten komen? Het is een fout. Als je een machteloos gevoel krijgt, moet je de pauzeknop gebruiken. Onderbreek de onderhandelingen om uit te zoeken waarom je je zo voelt. Ga zeker niet door met onderhandelen.

Iemand die zich machteloos voelt bij een onderhandelingssessie, heeft zich vrijwel altijd onvoldoende voorbereid. Train jezelf erin om deze gevoelens te beschouwen als een afgaande wekker -tijd voor pauze. Neem dan ook even pauze. Zet de zaken in je hoofd op een rijtje. Bedenk oplossingen. Je kunt zelfs zeggen: ‘Weet je, ik ben nu echt de kluts even kwijt. Ik moet dit eerst wat beter bestuderen.’ Als de onderhandelingen bestaan uit een reprimande van je baas over iets dat onder jouw verantwoordelijkheid valt, maar je niet zeker weet wat je moet antwoorden, zeg je gewoon: ‘Ik ben hier nu nog niet klaar voor, maar ik wil vanmiddag wel even terugkomen.’Of je kunt zeggen: ‘Over die kwestie wil ik graag wat meer informatie voor u verzamelen.’

Je zorgen maken over jouw leiding over de onderhandelingen

We denken dat de grootste fout op dit vlak het idee is dat het fout is om de leiding te verliezen.

Dit probleem is verwant aan jouw opvatting van de onderhandelingen. Naar onze mening beeft onderhandelen helemaal niets te maken met leidinggeven. Het gaat erom dat je samenwerkt, zodat je de beste oplossing voor een bepaald probleem vindt. Het gaat om geven en nemen door mensen die proberen om hun meningsverschillen op te lossen.

Het gaat om een vooruitgang in je leven, zodat jullie je beiden bewegen in de richting van weloverwogen doelen waaraan beide partijen belang hechten. Het gaat om het vormen van relaties.

Moet u voor uw werk regelmatig onderhandelen en staan daarbij grote belangen op het spel?

Bent u er van overtuigd dat u er meer uit kan halen? Op deze website vindt u tientallen artikelen over onderhandelen. En graag attendeer ik u op onze » unieke training Onderhandelen. Alex van Groningen.

Als je je zorgen maakt omdat je snel de leiding over de onderhandelingen verliest, moet je je afvragen waarom je zoveel waarde hecht aan het geven van leiding. Als het erom gaat dat je jezelf anders niet in de hand kunt houden en mogelijk gewelddadig wordt, moet je zeker aandacht besteden aan deze kwestie. Als het werkelijke probleem echter op het gebied van leidinggeven ligt, moet je je afvragen waarom je denkt dat jij de zaken altijd in de hand moet zien te houden.

Misschien ben je bang dat de andere partij je onder de voet loopt als je de leiding verliest. Als dat inderdaad zou gebeuren, moet je je in de eerste plaats afvragen of je wel zaken wilt doen met deze persoon. Misschien zou je beter met iemand anders kunnen praten. Ten tweede hoef je hiervoor niet bang te zijn als je grenzen hebt gesteld (hoofdstuk 4) en bereid bent om je daaraan te houden.

Afdwalen van de doelen en grenzen die je hebt bepaald

Veel te veel mensen die de onderhandelingen beginnen met een aantal grenzen en doelen, verliezen die tijdens het onderhandelingsproces uit het oog. Zonder erbij na te denken verminderen ze hun doelen en verhogen ze hun grenzen. Op een gegeven moment raken ze het spoor bijster. Deze mensen hebben waarschijnlijk vaak spijt van een aankoop – een vervelend gevoel van spijt dat je een dag na het sluiten van de overeenkomst bekruipt. Spijt van een aankoop is te vergelijken met een kater. Je krijgt het wanneer je je door de andere partij laat inpakken en je oorspronkelijke grenzen en doelen negeert.

Je kunt ervoor zorgen dat je je grenzen en doelen niet uit het oog verliest door ze op te schrijven. Laat je leiden door je aantekeningen. Het is prima om je grenzen en doelen bij te stellen als je meer informatie hebt gekregen, zolang je dat maar bewust doet.

Je te veel zorgen maken over de ander

Win-win houdt niet in dat je voortdurend moet afvragen of degenen met wie je onderhandelt wel alles krijgen wat ze willen. Helaas gebruiken veel mensen die toch al niet erg assertief zijn de win-win-mantra als excuus wanneer ze niet genoeg aandacht aan zichzelf hebben besteed. Je moet je eigen grenzen en doelen bepalen en daar dan tot het einde voor vechten (zie deel II). De andere partij zou hetzelfde moeten doen (en doet dat meestal ook).

Natuurlijk wil je dat wordt onderhandeld met respect en intelligentie. Voordat je de deal sluit, moet je een momentje de tijd nemen om te controleren of genoeg van je wensen zijn ingewilligd. Ook moet je controleren of de overeenkomst de andere partij voldoende voordeel biedt en of beide partijen zich ook werkelijk aan de overeenkomst kunnen houden; kortom, dat er sprake is van een win-win-situatie.

Bedenken wat je had moeten zeggen -alleen een dag te laat

Iedereen heeft er last van, waarschijnlijk zelfs de koningin. Niemand weet altijd en precies op het juiste moment wat hij of zij moet zeggen -behalve in de bioscoop. Het leven is nu eenmaal geen speelfilm. Het is zelfs geen leuke televisieserie. Het leven kent geen repetities maar wordt volledig geïmproviseerd. Hoe beter je je hebt voorbereid, hoe waarschijnlijker het is dat je op het juiste moment de juiste woorden weet te vinden. Toch weten zelfs de best voorbereide mensen na goed nadenken wat ze nog beter hadden kunnen zeggen. De enige fout die je op dit gebied kunt maken, is jezelf wijsmaken dat dit een fout is. Het wordt tijd dat je eens wat minder streng voor jezelf bent.

Het gaat er niet om dat je snugger bent, maar dat je duidelijk communiceert. Snugger zijn is leuk. Snugger zijn geeft je een goed gevoel. Door snugger te zijn krijg je aanzien. Met duidelijk communiceren boek je echter vooruitgang. Als je de volgende ochtend wakker wordt en het gevoel hebt dat je niet duidelijk genoeg bent geweest, kun je op een bepaalde verklaring terugkomen en deze verduidelijken. Je begint daar gewoon de volgende onderhandelingssessie mee. Helaas kun je de sessie niet beginnen met de verklaring dat je eindelijk een leuke reactie op een eerdere opmerking hebt verzonnen. Zo werkt het nu eenmaal niet.

Jezelf de schuld geven van de fouten van een ander

Wanneer er iets fout gaat, geven de meeste mensen zichzelf daarvan de schuld -zelfs als zij niets met het probleem te maken hebben. Weersta de verleiding. Als je jezelf al snel de schuld geeft van alle problemen in de wereld, moet je je afvragen waarom je dat doet. Wij denken dat deze neiging veel te maken heeft met een gebrek aan zelfvertrouwen.

Je niet richten op het afsluiten van de onderhandelingen

Deze fout is nauw verwant aan het je te veel zorgen maken over de ander. Je moet bij het onderhandelen altijd de zes basistechnieken in gedachten houden. Veel mensen denken er niet aan dat je je, zodra je merkt dat je misschien zult moeten onderhandelen, moet richten op het afsluiten van de onderhandelingen. Ieder aspect van het afsluiten heeft te maken met je voorbereiding, de doelen en grenzen die je hebt bepaald en het onderhandelingsproces zelf. Richt je bij elke stap van de onderhandelingen op het afsluiten daarvan.

In elke seconde extra die je aan de onderhandelingen besteedt, zou iets kunnen gebeuren dat de onderhandelingen negatief beïnvloedt. We proberen je heus niet wijs te maken dat je je moet haasten of dat je een overeenkomst moet sluiten voordat je daar klaar voor bent, maar je moet wel voortdurend in je hoofd houden dat het er uiteindelijk om gaat om de onderhandelingen af te sluiten. Je onderhandelt omdat je bepaalde doelen wilt bereiken. Zodra die doelen in zicht zijn, moet je erop af stormen.

Uit: ‘Onderhandelen voor dummies’,
M.C. Donaldson en M. Donaldson, ISBN: 90 6789 980 1

 





Plaats een reactie.

Je email adres is verplicht maar wordt niet getoond.