Het mooie van... vergaderen

Dit korte artikel behandelt onderhandelen en het maken van afspraken in vergaderingen.

Het mooie van… vergaderen

Wat zou u doen als er een activiteit was waar u niet graag aan deelneemt? Juist… dan probeert u deze activiteit zoveel mogelijk te mijden. Lijkt heel eenvoudig, maar de harde realiteit is anders als we praten over vergaderen. Over het algemeen krijg ik reacties variërend van afkeurend tot regelrecht walgend als ik vraag:’zullen we hierover vergaderen?’ Afschuw en ontzetting vallen mij ten deel. Vergaderen is iets heel erg vies, maar wij moeten wel masochistische neigingen hebben, want Nederland is vergaderland bij uitstek. Hoe vaak hebt u iemand telefonisch proberen te bereiken en kreeg u het antwoord ‘hij (of zij) zit in een vergadering’? Vergaderen is na voetballen de meest populaire volkssport. Waarom wordt er dan zoveel over geklaagd?

Goed, als je zo eens terugkijkt op wat vergaderingen, dan is het niet zo moeilijk om een aantal goede redenen te vinden het hele gebeuren te mijden. Laat ik eens beginnen met vergaderingen waar je voor wordt uitgenodigd zonder dat je enig idee hebt wat er van je verwacht wordt. Iemand heeft jouw naam anoniem getipt en hup… je bent het slachtoffer van een vergadering. Ballotage kent men in vergaderland niet… hoe meer zielen, des te meer vreugde. Stel, u bent uitgenodigd en komt aan op de plaats des onheils… is er niemand te zien. U begint te twijfelen aan de nauwkeurigheid van uw agenda; uw zelfvertrouwen gaat bergafwaarts maar na 5 tot 10 minuten beginnen andere vergaderkandidaten binnen te druppelen. Een Brabants kwartiertje wordt het genoemd.

Na het startschot
Na enige tijd is iedereen gearriveerd, en de bijeenkomst kan beginnen. Een nog niet zo ervaren deelnemer aan het vergadercircuit heeft de euvele moed om te vragen ‘waar we over gaan vergaderen’. Foute boel… want doel en proces om dat te bereiken, zijn vaak niet duidelijk. Links en rechts begint het gepeupel te morren en wordt het woord ‘agenda’ gescandeerd. De agenda is er, dus het lijkt of er vergaderspijkers met koppen geslagen kunnen worden. Nu ontpopt zich ‘de prater’. Als je een beetje geluk hebt, weet de prater waar hij het over heeft, maar de meeste praters hebben slechts één sterke persoonlijke eigenschap, en dat is dat ze langdurig aan één stuk kunnen praten (sommigen hoeven tussen twee zinnen niet eens adem te halen). Hierbij doet het er niet veel toe wat ze uitkramen. Dus zodra het startschot is gegeven beginnen de praters te spuien. De voorzitter (als die al bekend is) moet diverse jaren gevechtservaring aan het front hebben om de prater tot zwijgen te brengen.

Rustig aan
Goed. De prater spreekt niet meer en de discussie ontspint zich. Het zal u vast wel opvallen dat een aantal deelnemers aan de conferentie de tijd gebruikt om te ‘back-uppen’. Ze gaan rustig achterover zitten, slaan hun ogen op of neer en laten hun geest afdwalen naar betere oorden. Gelijkwaardige participatie, hoe democratisch gezind we dan ook mogen zijn, is een zeldzaamheid. Dit door over- of onderbezetting. Maar goed, er komt wat schot in en de eerste mijlpaal van de vergadering staat op het punt bereikt te worden… er moet een besluit vallen. Op dit punt wordt pas duidelijk wat het doel van de vergadering echt is. Vlak voor het bereiken van het moment zie je de voorzitter een beetje terugdeinzen. Zo in de trant van ‘we gaan toch niet echt iets besluiten, hè’ Andere deelnemers zie je langzaam hun gezicht afwenden en een geestelijke afwezigheid veinzen terwijl ze denken ‘zolang ik maar geen opdracht krijg… lieve… zorg dat ik geen opdracht krijg’. Gelukkig wordt er vaak besloten om niets te besluiten, gebruik makend van de volgende vergaderklassiekers: ‘dit punt schuiven we naar de volgende vergadering’ of ‘hier komen we nog op terug’ of, nog gedurfder, ‘dit punt moeten we even vasthouden voor later in de vergadering’. Als deze laatste verlossende woorden uitgesproken zijn, zie je iedereen opgelucht ademhalen.

Notulen
Als je dan toch een onervaren gedreven voorzitter of vergaderwelpje hebt, dan kan het wel eens gebeuren dat er (per ongeluk) een besluit wordt genomen en een actie wordt gedefinieerd. Op dat moment zijn er nog diverse ontsnappingsclausules. De eerste is zo simpel als hij lijkt… de actie wordt aan niemand toegewezen. Iedereen knikt bevestigend ‘ja, dat moeten we zeker doen’, maar er valt geen naam. Mocht er toch een slachtoffer vallen dan kan deze vaak deskundig gebruik maken van een gestructureerde vorm van verslaglegging van hetgeen in de vergadering besproken en besloten wordt. Wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat veel uitgesproken plannen (compleet met actienemers) in hun eerste levensminuten of -uren het loodje leggen en de notulen nooit bereiken.

Dat brengt mij op het maken van de notulen. Dat Amnesty International hier nog geen aandacht aan heeft besteed, verbaast mij elk jaar weer. Zeker als ik de getergde kreten hoor die de persoon slaakt als deze hoort dat hij of zij mag notuleren. Een pure, verachtelijke vorm van martelen en nog legaal ook, hetgeen mondiale aandacht vereist.

Toegevoegde waarde
Net als met veel leuke zaken vliegt de tijd om, en bij vergaderen betekent dit meestal dat het geplande eindtijdstip met kwartieren of zelfs uren overschreden wordt, met name als veel van de deelnemers aansluitend andere (vergader)afspraken hebben. Het lijkt dus wel dat vergaderen iets is wat je koste wat het kost moet vermijden. Maar is dit nu ook werkelijk zo? Of wordt de toegevoegde waarde ervan structureel onderschat? Zodra mensen bij elkaar zitten, wordt het tegenwoordig een vergadering genoemd. Misschien zou dit juist toegejuicht moeten worden, want gaan we niet steeds meer van het leveren van individuele prestaties naar het leveren van teamprestaties? Ik heb nog maar weinig teams effectief zien samenwerken zonder bij elkaar te komen. Het sociale aspect van vergaderen is niet onbelangrijk. Onze calvinistische cultuur staat weinig bla bla toe, maar soms zijn wij wel heel erg to the point bezig. Veel buitenlanders hebben er daarom een grondige hekel aan om met ons te vergaderen, omdat we zo verrekte direct zijn. Benut daarom de tijd wachtend op anderen om eens een ‘normaal’ gesprek te voeren met diegenen die er al wel zijn, in plaats van elkaar schaapachtig aan te gaan zitten kijken. Laat een vergadering ook eens gezellig zijn. Je kunt ze zien als een soort klein theater waarin je in een beschermde omgeving een try out kunt houden van je eigen show. Humor en afwijkend gedrag kunnen in deze besloten kring gekoesterd en opgekweekt worden.

Moet u voor uw werk regelmatig onderhandelen en staan daarbij grote belangen op het spel?

Bent u er van overtuigd dat u er meer uit kan halen? Op deze website vindt u tientallen artikelen over onderhandelen. En graag attendeer ik u op onze » unieke training Onderhandelen. Alex van Groningen.

Vergaderen is een ‘fine art’
Vergaderingen zonder acties worden vaak gezien als mislukt, maar niet in alle gevallen is het alleen de bedoeling om acties te genereren. Gedeeltelijk gaat het alleen om de uitwisseling van informatie en standpunten. En de overdreven drang tot afronding of het definiëren van acties is vaak dodelijk voor een goede bespreking. Er kan veel meer gediscussieerd worden. En als er al acties gedefinieerd worden, laat deze dan formuleren en voorzien van een uiterste datum door diegene die haar moet uitvoeren – natuurlijk wel zolang hij/zij baas blijft over eigen actie. Maar al te vaak probeert men het op elkaar af te schuiven en worden onduidelijke en onhaalbare afspraken gemaakt.

Notulen kunnen een bron van vermaak zijn als deze (luchtiger dan nu) verslag doen van wat er besproken is. Citaten en boude uitspraken hebben een hogere herinneringswaarde en maken het ook aantrekkelijker om notulen te lezen, want u moet maar zo denken… de notulenschrijvers van nu kunnen de romanschrijvers van de toekomst zijn (hoe denkt u dat Mulisch begonnen is?).

Als laatste; het meest sociale aspect van vergaderen is nog wel dat het een bron van inkomsten vormt voor een behoorlijk aantal personen (en hun vrouwen/mannen met zeven kinderen) in dit land. Want de kunst van het vergaderen is een ‘fine art’ die men alleen na scholing door oude meesters (de vergaderconsultant?) onder de knie kan krijgen.

Uit: Controllers Magazine, juni 2000
“Mooie van… vergaderen”
Toin Jansen





Plaats een reactie.

Je email adres is verplicht maar wordt niet getoond.